Jak dobrze przygotować agendę konferencji?

Bez względu na to, czy planujesz niewielką konferencję, czy duże wydarzenie międzynarodowe, podstawą jest stworzenie dobrego planu. Sprawdź, jak przygotować agendę konferencji.

Dobra agenda – czyli jaka?

Agenda to ustalony program wydarzenia. Dobry plan powinien być opracowany bardzo starannie i możliwie najbardziej szczegółowo. To pozwoli uporządkować kolejne etapy przedsięwzięcia i usprawni jego przebieg.

Jak stworzyć agendę konferencji?

Planując konferencję, staraj się rozpisać harmonogram jak najdokładniej, zwłaszcza gdy wydarzenie trwa długo i jest złożone. Umieść w agendzie jak najwięcej szczegółów, co pozwoli Ci wcześniej przewidzieć, a tym samym często uniknąć ewentualnych trudności. Najczęściej agendę tworzy się w formie tabeli, w której konkretne kolumny i komórki zawierają ułożone chronologicznie informacje dotyczące kolejnych wystąpień. Uwzględniają one godziny, terminy, tematy prelekcji i dane mówców. Ta forma dokumentu ułatwia uporządkowanie każdego przedsięwzięcia.

Dokładnie określ wydarzenia na sali konferencyjnej, a także poza nią. Tworząc plan, uwzględnij czas rozpoczęcia i zakończenia kolejnych wystąpień prelegentów. Wskaż przerwy na dyskusje i posiłek. Zastanów się, czy jako organizator zapewnisz gościom transport, noclegi, a także dodatkowe atrakcje albo zestawy upominków. Jeśli zdecydujesz się na to ostatnie, przygotuj listę potencjalnych sponsorów i reklamodawców.

W agendzie umieść logo, nazwę i najważniejsze informacje dotyczące organizatora. Wskaż miejsce i datę wydarzenia. Możesz również określić, jak dojechać na sale konferencyjne Warszawa czy inne duże miasta mogą stwarzać pewne trudności w poruszaniu się, zwłaszcza dla osób spoza miejscowości. Dlatego poinformowanie, jakim tramwajem czy autobusem dojechać na miejsce z dworca albo lotniska może być bardzo pomocne. W planie umieść informacje o otwarciu oraz zakończeniu konferencji.

Na co zwrócić uwagę, tworząc agendę?

Określ czas poszczególnych prelekcji. Zwróć uwagę na to, aby wystąpienia kolejnych gości nie były zbyt długie. Uwaga słuchaczy jest skupiona zwykle przez kilkanaście minut, a potem zaczyna się rozpraszać. Interesujące i merytoryczne przemówienie powinno trwać do około 30 minut. Po tym czasie zazwyczaj odbywa się dyskusja trwająca kolejne pół godziny. W jej trakcie publiczność komentuje wystąpienie bądź zadaje pytania prelegentowi.

Zarezerwuj czas na posiłek. Jeśli konferencja potrwa cały dzień (lub nawet kilka dni), uwzględnij w planie porę obiadową albo przerwę na lunch. Najczęściej sale konferencyjne w Krakowie mieszczą się w obiektach dysponujących restauracją, dlatego dojście z jednego pomieszczenia do drugiego nie powinno zająć dużo czasu. Może się jednak zdarzyć, że pomieszczenie konferencyjne znajduje się w jednym budynku, a restauracja w drugim, zlokalizowanym w pobliżu. W takim przypadku weź to pod uwagę, zapewniając uczestnikom odpowiednią ilość czasu na dojście i powrót.

Dzięki przedstawionym poradom stworzenie profesjonalnej agendy z pewnością okaże się sukcesem. Sprawdź również ofertę serwisu MojeKonferencje.pl, gdzie znajdziesz wiele propozycji obiektów szkoleniowych.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

18 + 5 =