Nieefektywny obieg dokumentów w firmie? Sprawdź, co zrobić, by to naprawić

Niska efektywność obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie to problem, który może negatywnie wpłynąć na pracę niemal każdego pracownika oraz na wydajność całej organizacji. Każdej firmie powinno więc zależeć na znalezieniu rozwiązań, które pozwolą na optymalizację tego procesu. Co jednak możemy zrobić, by zwiększyć efektywność obiegu dokumentów? Na to pytanie odpowiadamy w poniższym artykule.
Czym jest obieg dokumentów w firmie?
Rozważania na temat potencjalnych optymalizacji, które możemy wdrożyć do przedsiębiorstwa, warto rozpocząć od wyjaśnienia, czym jest obieg dokumentów.
Co w takim razie oznacza omawiany termin?
Obieg dokumentów w firmie to sposób zarządzania umowami, fakturami, wnioskami i innymi drukami. Na proces ten składają się więc czynności takie jak między innymi drukowanie, wysyłanie, przekazywanie, przechowywanie czy porządkowanie dokumentów.
O obiegu dokumentów możemy więc mówić w przypadku każdej firmy – bez względu na jej rozmiar czy branżę. Nie w każdym przedsiębiorstwie będzie on jednak wyglądał identycznie. Specyfika działania małych, kilkuosobowych podmiotów oraz dużych korporacji jest bowiem zdecydowanie inna. Nie powinno nas więc dziwić, że odmienne są także sposoby realizacji obiegu dokumentów.
Jakie rodzaje organizacji tego procesu możemy w takim razie wyróżnić?
Rodzaje obiegu dokumentów
Poszczególne rodzaje obiegu dokumentów wyodrębnić możemy na podstawie kilku kryteriów. Najbardziej istotny jest jednak z pewnością podział ze względu na sposób realizacji tego procesu. Możemy wyróżnić więc tradycyjny, papierowy obieg dokumentów oraz nowoczesny elektroniczny obieg dokumentów.
Jak w praktyce wyglądają obydwa wymienione rozwiązania i dla jakich przedsiębiorstw będą one odpowiednie?
Papierowy obieg dokumentów
Papierowy obieg dokumentów to sposób zarządzania drukami firmowymi, który zakłada tworzenie, przekazywanie i przechowywanie umów, wniosków i faktur wyłącznie w papierowej formie. Przez lata było to jedyne rozwiązanie, jakie mogły stosować wszystkie przedsiębiorstwa. Pomimo tego, że w większości przypadków posługiwanie się papierowymi wersjami dokumentów nie jest już obowiązkowe, niektóre organizacje nadal nie zrezygnowały z tej tradycyjnej formy realizacji procesów.
Decydując się na papierowy obieg dokumentów, musimy być świadomi potencjalnych ograniczeń tego rozwiązania. W jego przypadku każda faktura czy umowa będzie bowiem musiała zostać wydrukowana, ręcznie podpisana oraz fizycznie dostarczona do odpowiedniej osoby. Dodatkowo będzie ona musiała następnie zostać zarchiwizowana w miejscu spełniającym określone kryteria. Jeżeli więc w naszej firmie na co dzień mamy do czynienia z wieloma różnego rodzaju dokumentami, wymienione czynności będą zabierały nam bardzo dużo czasu, a także negatywnie odbiją się na naszej możliwości zarządzania obiegiem.
Elektroniczny obieg dokumentów
Wdrażanie przez organizacje elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) jest doskonałym przykładem innowacji wspierających cyfryzację przedsiębiorstwa. Rozwiązanie to zakłada, że wszelkie wnioski, faktury czy umowy, którymi posługuje się firma, będą tworzone i przekazywane w formie elektronicznej.
Taki sposób przetwarzania danych jest coraz chętniej wykorzystywany przez średnie i duże przedsiębiorstwa. Znacznie usprawnia on bowiem cały obieg w przypadku, gdy codziennie otrzymujemy i wysyłamy wiele dokumentów. Dodatkowo zapewnia on wiele innych korzyści, takich jak między innymi wzrost bezpieczeństwa. Również w jego przypadku możemy mieć jednak do czynienia z niską efektywnością.
Z czego będzie ona wynikać?
Nieefektywny obieg dokumentów – co to znaczy?
Zanim poznamy przyczyny niskiej wydajności stosowanych w firmie rozwiązań, musimy wyjaśnić, co to w ogóle oznacza, że obieg dokumentów jest nieefektywny. Sytuacja taka występuje więc wtedy, gdy to właśnie problemy związane z przekazywaniem umów, faktur czy wniosków wpływają na wydłużenie czasu potrzebnego na wykonywanie określonych zadań. Możemy więc powiedzieć, że w przypadku nieefektywnego obiegu dokumentów mamy do czynienia z tzw. „wąskimi gardłami”, przez które spada nasza wydajność i konkurencyjność.
Kolejnym symptomem niskiej efektywności obiegu dokumentów są także problemy z zarządzaniem. Ich przykładem mogą być między innymi sytuacje, gdy nie jesteśmy w stanie szybko zweryfikować, kto obecnie zajmuje się daną fakturą czy umową i dowiedzieć się, jak długo pracownik ten będzie wykonywał swoje zadanie. Takie komplikacje również w znacznym stopniu przekładają się na ogólną wydajność firmy, dlatego warto wdrażać działania, które pozwolą ich uniknąć.
Z czego wynika niska efektywność obiegu dokumentów?
Aby obieg dokumentów w firmie działał prawidłowo, musimy wyeliminować przyczyny jego niskiej efektywności.
Co jednak zwykle powoduje związane z nim problemy?
Przyjrzyjmy się najczęściej spotykanym powodom, dla których obieg dokumentów nie funkcjonuje tak, jakbyśmy tego oczekiwali.
Niedopasowanie formy obiegu dokumentów do potrzeb firmy
Papierowy obieg dokumentów nadal stosowany jest przez niektóre z polskich organizacji. Rozwiązanie to jest już bowiem dobrze znane przez pracowników, a dodatkowo nie wymaga inwestycji w system informatyczny. Taki obieg faktycznie może sprawdzić się w przypadku niektórych małych firm, które przetwarzają niewiele dokumentów. Dla średnich i dużych przedsiębiorstw efektywne zarządzanie papierowym obiegiem dokumentów jest jednak bardzo trudne lub wręcz niemożliwe.
To właśnie posługiwanie się przestarzałymi rozwiązaniami niedopasowanymi do rozmiaru i specyfiki firmy oraz do dynamiki rynku jest bardzo często przyczyną niskiej efektywności obiegu dokumentów. Jeśli szukamy więc źródła problemów, powinniśmy zastanowić się, czy nie jest nim sam obecny sposób organizacji. W przypadku większości średnich i dużych przedsiębiorstw jedyna możliwość poprawy efektywności to nie zmiana poszczególnych elementów procesów, a zastąpienie tradycyjnego obiegu dokumentów obiegiem elektronicznym.
Korzystanie z nieodpowiedniego systemu do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów
Niską efektywność obiegu dokumentów możemy jednak czasami zaobserwować również w firmach, które już wdrożyły EOD. Używany przez nie system może być bowiem nieintuicyjny lub niedopasowany do wymagań organizacji i jej pracowników. Najczęściej powodem takiej sytuacji jest wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów bez wcześniejszego przeprowadzenia analizy potrzeb lub też wybranie niskiej jakości oprogramowania. Co możemy zrobić, jeśli problemy z efektywnością dotyczą elektronicznego obiegu dokumentów w naszym przedsiębiorstwie?
Niewydajny obieg dokumentów w organizacji – jak to naprawić?
Tak jak zaznaczaliśmy wcześniej, w przypadku średnich i dużych firm korzystających z papierowego obiegu dokumentów jedynym rozwiązaniem pozwalającym na znaczne zwiększenie efektywności jest zwykle cyfryzacja.
Co jednak powinny zrobić organizacje, które już korzystają z systemu EOD, ale nie spełnia on ich wymagań?
Jeśli problemem jest niedopasowanie systemu do kształtu procesów firmowych, rozwiązaniem mogą okazać się powdrożeniowe aktualizacje, które przyniosą oczekiwane zmiany. Jeżeli natomiast niska efektywność jest skutkiem niewykorzystywania przez pracowników wszystkich funkcji systemu, bardzo dobre efekty przyniesie z pewnością zorganizowanie odpowiedniego szkolenia.
Niekiedy okazuje się jednak, że system elektronicznego obiegu dokumentów na tyle odbiega od oczekiwań przedsiębiorstwa, że nie uda się go naprawić za pomocą prostych aktualizacji i ulepszeń. W takiej sytuacji najkorzystniejszym sposobem na zwiększenie efektywności jest wdrożenie nowego oprogramowania, które będzie dopasowane do specyfiki naszej firmy. Warto postawić wtedy na system, którego dostawcy dokładnie zbadają nasze potrzeby, przygotują dostosowane do nich rozwiązanie, przeprowadzą wdrożenie, przeszkolą pracowników i zapewnią nam późniejsze wsparcie. To właśnie w taki sposób wygląda ten proces w przypadku implementacji elektronicznego obiegu dokumentów w firmie z LOGITO.
Korzyści dobrego systemu elektronicznego obiegu dokumentów
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to proces, który będzie wiązał się z pewną inwestycją. Jego realizacja bardzo szybko przyniesie nam jednak istotne benefity.
Co tak naprawdę możemy dzięki temu zyskać?
Korzyści płynących z implementacji dobrego systemu EOD jest naprawdę dużo. Do najważniejszych z nich zaliczyć możemy:
- automatyzację procesów związanych z obiegiem dokumentów – dzięki funkcjonalnościom systemu EOD niektóre zadania będą mogły odbywać się bez udziału pracowników;
- zwiększenie dostępności dokumentów – wszystkie umowy, faktury i wnioski będą znajdywały się w jednym, czytelnym systemie, do którego uprawnieni pracownicy będą mieli dostęp zarówno z poziomu komputera, jak i urządzeń mobilnych;
- ułatwienia dla pracowników zdalnych, hybrydowych lub będących w delegacjach – dostęp do bazy dokumentów możliwy będzie nie tylko z biura, ale także z każdego innego miejsca;
- poprawę kontroli nad procesami – profesjonalny system zapewni nam możliwość łatwej weryfikacji etapu realizacji procesu lub sprawdzenia tego, kto obecnie zajmuje się danym dokumentem;
- redukcję ryzyka pomyłek – odpowiednie oprogramowanie wyposażone jest w funkcje ułatwiające wprowadzanie danych i umożliwiające wykrywanie błędów;
- zwiększenie bezpieczeństwa danych – wszystkie dokumenty będą znajdywały się w bardzo dobrze zabezpieczonym systemie, do którego dostęp będą miały wyłącznie uprawnione osoby;
- redukcję kosztów – wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów pozwoli na rezygnację z drukowania, tradycyjnego wysyłania i archiwizowania papierowych dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów – jak wdrożyć do firmy?
Jednym z najważniejszych czynników wpływających na to, czy system elektronicznego obiegu dokumentów pozwoli nam na realizację wszystkich wyznaczonych celów biznesowych, będzie prawidłowy dobór oprogramowania.
Jak w takim razie je znaleźć?
Przed podjęciem decyzji warto porównać kilka systemów i zweryfikować, który z nich najlepiej spełni nasze oczekiwania. Jednym z wartych uwagi rozwiązań jest platforma LOGITO. Nie tylko zapewnia ona wiele niezwykle ważnych funkcjonalności, ale także daje możliwość łatwego rozbudowywania jej o kolejne moduły w momencie, gdy nasza firma jeszcze bardziej się rozwinie i zmienią się jej potrzeby.